Manual de
LotoGestión
Primeros pasos con LotoGestión
Para poder empezar a trabajar, debes introducir una serie de datos básicos en el programa. Así mismo, cuando instales Lotogestión, podrás revisar los parámetros de configuración y adaptarlos a la mejor opción para tu negocio.
Una vez instalado el programa, sigue estos pasos:
Crea y asigna permisos a usuarios.
Desde el menú superior Configuración > Usuarios puedes acceder a la ventana usuarios. En ella puedes crear, modificar y eliminar los usuarios del programa.
Te recomendamos crear tantos como personas van a hacer uso del programa. Cada usuario generará sus propios movimientos, que serán visibles desde el usuario Super. Super «controla» la información de todos los usuarios.
Genera una base de datos con tus clientes nominales
Puedes hacerlo desde el menú superior Gestión de Clientes > Cliente. En esta pantalla, podrás crear, editar y eliminar clientes. También te permitirá sacar un listado con todos tus clientes.
Para todos aquellos clientes «anónimos», el programa tiene registrado el cliente 0-Ventanilla.
Consigna tu Lotería Nacional
El siguiente paso para poder vender tu Lotería es consignarla. Desde el menú superior Gestión Lotería > Consignación, podrás realizar la consignación para todos los sorteos disponibles a la venta.
Puedes crear la consignación leyendo el número con el escáner o manualmente. Esta pantalla también te ofrece la posibilidad de consignar por grupo de fracciones, número, billete o grupo de billetes.
Crear previsiones y generar reservas
Desde el menú superior Gestión Lotería > Previsiones podrás generar previsiones para la consignación fija.
Desde Gestión de Clientes > Reservas, podrás crear las reservas directas de lotería. Posteriormente, si has creado previsiones, desde Gestión Lotería > Consignación, debes pulsar el botón “Reservar Previsiones” después de consignar el número. Así todas esas previsiones que has creado anteriormente, se conviertan en reservas.
Si has llegado a este punto, ¡Estás preparad@ para comenzar a trabajar desde la ventana principal del programa: “Ventanilla”!
Crear usuarios y asignar permisos
En primer lugar, te recomendamos que cambies la contraseña del usuario Super. Este usuario se incluye en la instalación del programa por defecto, y es el usuario con permisos plenos sobre todo el programa. Con él podrás gestionar los demás usuarios y toda la información de LotoGestión.
¿Cuántos usuarios creo?
Lo primero que debes plantearte es ¿cuántas personas van a utilizar el programa?
Una vez analizada y resuelta la cuestión, debes crear un usuario por cada uno de ellos.
La razón principal por la que individualizar el trabajo es tener un control más exahustivo de los movimientos. De esta forma podrás rastrear más fácilmente todas tus transacciones a nivel global.
Nota: se puede utilizar un solo usuario de LotoGestión pero un mismo usuario no debe estar logado en dos equipos simultáneamente.
Puedes visualizar el usuario activo (con el que te has logado) en la franja inferior izquierda del programa.
Crear usuarios
Para crear un usuario de LotoGestión, puedes hacerlo desde el menú Configuración > Usuarios > Nuevo usuario.
La pantalla de creación de usuarios te pedirá que le des un nombre de acceso, el nombre completo y una contraseña. Si se activa el usuario como bloqueado, no podrá hacer login hasta que super lo desbloquee. Si se desmarca la casilla de Usuario visible, el usuario quedará inactivo hasta que no se vuelva a activar la casilla.
¿Cómo elegir la información que podrán ver los usuarios?
Una vez finalizada la creación del usuario, podrás otorgarle los permisos disponibles. Cada permiso, dará acceso distinto tipo de información de tu administración. Elige bien qué necesitas que vea y haga cada usuario. Para ello, tienes que entrar en la pantalla de usuarios y tener seleccionado el usuario que quieres tratar. En la zona inferior de la pantalla tienes la lista de permisos en la zona derecha. Son los permisos disponibles que aún no has otorgado a tu usuario. Para añadirlo, posicionate sobre el permiso a añadir y clica sobre el símbolo “<” para asignarlo. Para retirar un permiso ya asignado al usuario (lista de la izquierda) pulsa sobre el botón «>». para que se elimine de la lista de permisos del usuario y se añada a la lista de permisos disponibles.
Si lo que necesitas es modificar algún dato del usuario, puedes hacerlo seleccionando cada uno de los usuarios y clicando sobre el botón «editar usuario». Así podrás modificar contraseñas y permisos.
Cada login en el programa queda registrado en un histórico de «Horarios de Acceso». Podrás controlar en qué momento ha accedido cada usuario.
Nota: éstos cambios sólo son aplicables con el usuario Super.
Crear y gestionar clientes
En este apartado vamos a explicar cómo crear y gestionar tus clientes de Lotogestión.
Es importante conocer una de las propiedades más importantes de LotoGestión: la gestión de clientes, y con ella, la gestión de la deuda.
Con LotoGestión puedes crear grupos de clientes para realizar filtros o agrupaciones y registrar, por cada grupo, sus personas asociadas. Es posible asociar un cliente a varios grupos.
LotoGestión te permite gestionar las ventas con dos tipos de clientes: Cliente ventanilla (cliente anónimo siempre saldado) y Cliente conocido (cliente nominal).
Cliente “Ventanilla”
Desde la pantalla Ventanilla vas a poder vender/premiar/anular Lotería Nacional y Peñas, por lector o manualmente. También vas a poder vender/premiar Juegos Activos y Lotería Nacional por terminal tal como se muestra en la imagen. Para la venta a todos los clientes anónimos y no registrados se puede utilizar el cliente “Ventanilla”. Éste cliente no podrá generar deuda nunca.
Cliente “Nominal”
La diferencia del cliente nominal con el cliente “Ventanilla” es que puede generar deudas y saldar deudas.
¿Cómo dar de alta clientes?
Puedes dar de alta nuevos clientes de dos formas:
- Pulsando F5 desde la pantalla inicial de LotoGestión
- Desde el menú Gestión de clientes > Cliente > Nuevo Cliente.
Como campos obligatorios, debes registrar el nombre y el código de cliente (se lo puedes asignar manualmente o, de forma automática, el programa asigna el primero disponible). Te recomendamos que registres también, al menos, el correo y/o teléfono de tu cliente por si necesitas localizarle en algún momento.
Los clientes pueden agruparse. Para añadir un cliente a un grupo, dentro de la ficha de cliente, haz clic sobre “Añadir a Grupos”. Así podrás añadir el cliente a un grupo ya existente dando doble clic en el grupo al que quieres que pertenezca o añadirle a un nuevo grupo aún por crear.
Si el grupo no está creado, puedes crearlo entrando en el menú Gestión de clientes > Clientes > Nuevo cliente o Editar cliente > Añadir a grupos > Nuevo grupo. Dale un nombre y una descripción y el grupo se creará. Posteriormente, puedes asignar el usuario al grupo que has creado.
Para los casos de las agrupaciones, es interesante asignar una persona física. Serán los datos de la persona de contacto para gestionar el cliente.
Puedes asignar un límite de deuda al cliente para limitar el riesgo asumido para ese cliente. Una vez dentro de la ficha del cliente Gestión de clientes > Clientes > Editar cliente puedes modificar los valores de límite de deuda.
Puedes imprimir el nombre en los décimos activando en la ficha del cliente la casilla Impr. Nombre Décimos
En el menú Configuración > Datos Configuración podrás configurar permisos para todos los usuarios y equipos. Tenemos dos pestañas para la configuración:
- General. Los cambios que realices en esta pestaña, afectan a todos los usuarios. Los usuarios pueden cargar el logo de la administración en la opción “Publicidad”. Hacer mailing configurando la cuenta de correo en Emailing y modificar frases y partes editables de la aplicación en la opción “Modelos”.
- Usuario. Configura los permisos para el usuario actual de la aplicación.
Registrar la consignación
¿Cómo añado mi consignación?
Puedes añadir la consignación de la Lotería Nacional de tu Administración de dos formas:
- Pulsando F2 desde la pantalla principal de Lotogestión.
- Desde el menú Gestión Lotería > Consignación.
En ésta pantalla debes registrar la consignación que recibas del SELAE periódicamente. Podrás crear una nueva consignación o borrar una consignación existente.
Registrar consignación fija (números abonados)
Lo primero que debes hacer es registrar tu consignación fija para añadirlos, posteriormente, de una forma ágil y sencilla. Para ello, pulsa en el botón ‘Editar Consignación Fija’ selecciona el tipo de sorteo, añade el número y la/s serie/s y pulsa el botón ‘Insertar Número’. Cada número nuevo te irá apareciendo en el listado de la pantalla.
Nueva consignación
En LotoGestión debes consignar los números que recibas, organizados por sorteo. Por este motivo, lo primero que debes hacer es buscar el número del sorteo y el año al que pertenece. Puedes hacerlo desplegando en la parte superior derecha o moviéndote con los botones ‘Anterior’ y ‘Siguiente’:
La fecha que aparece justo debajo de los dos botones, hace referencia a la fecha en que se va ha registrar la consignación. Una vez seleccionados los parámetros, pulsa en el botón ‘Nueva consignación’. La pantalla que se te muestra es el resumen de los parámetros que acabas de seleccionar. Pulsa en Aceptar para empezar a añadir los números.
Añadir los números de tu consignación fija
Si has consignado tus números abonados, pulsa sobre el botón ‘Insertar Consignación Fija’. Éste proceso puede tardar varios minutos, dependiendo del volumen de números abonados que tengas registrados.
Una vez añadidos, aparecerán en el listado. Los últimos décimos incorporados se marcarán en verde.
Añadir resto de números de la consignación
Puedes añadir el resto de tus existencias pasándolos por el lector de código de barras o de forma manual pulsando en el botón de la esquina inferior izquierda de la pantalla Manual. Ten en cuenta que sólo puedes consignar billetes (series completas), es decir, las diez fracciones de una misma serie. No podrás consignar una o varias fracciones sueltas de una misma serie.
Una vez añadidos, aparecerán en el listado sumándose a los anteriores ya consignados. Los últimos décimos incorporados se marcarán en verde.
Reservas y previsiones
Tipos de reservas
Si tienes clientes que de forma habitual se llevan una cantidad determinada de lotería, podrás reservar y hacer una previsión desde el programa. Existen dos formas de crear reservas:
- Reserva Directa: Se hacen desde siempre Ventanilla y para un cliente conocido y registrado (Cliente nominal). Estos casos son puntuales en el que te hayan pedido la reserva exclusiva de uno o varios décimos de un número para un único sorteo.
- Reserva por previsión: Se hace desde la ventana de Consignación para un cliente conocido y registrado (Cliente nominal). Este caso es el de aquellos clientes que quieran llevarse de forma recurrente un número todas las semanas.
Cómo hacer las reservas directas
En LotoGestión, puedes tratar las reservas de dos formas, dependiendo de la demanda del cliente:
Reservas directas fijas
Para reservas en las que se conoce la serie y la fracción. Para añadir uno o varios décimos, se puede pasar por el lector o introducir los valores de forma manual. Para realizar una reserva fija directa accede en ventanilla con el cliente seleccionado y pulsa Reserva. Clica sobre el botón Manual y rellena los datos correspondientes:
Reservas directas automáticas
Éstas reservas pueden hacerse para números conocidos o números desconocidos. Se puede reservar por cantidad de décimos. Para realizar una reserva automática directa accede desde ventanilla con el cliente seleccionado y pulsa Reserva. Clica sobre el botón “Insertar Reserva Automática” y rellena los datos correspondientes.
Cómo hacer las previsiones de reservas
En LotoGestión, puedes tratar las previsiones de reservas de dos formas, dependiendo de la demanda del cliente:
Previsión de reserva fija
Desde el menú Gestión de clientes > Cliente selecciona el cliente concreto para el que quieres hacer una previsión de reserva. Una vez que lo hayas elegido (pulsando sobre la barra gris de clientes) Pulsa sobre el botón Previsiones.
En esta pantalla, puedes crear una nueva previsión o editar/borrar las ya existentes para ese cliente. Para crear la previsión desde cero, tienes que pulsar el botón Nueva Previsión > Previsiones Fijas.
Rellena los datos en función de la información que te haya dado tu cliente y pulsa Guardar.
Si lo que te piden es modificar una previsión fija, selecciona en la lista de las previsiones del cliente la que quieres modificar y pulsa Editar previsión. Realiza las modificaciones y pulsa el botón Guardar.
Para borrar la previsión, selecciona una en concreto y pulsa el botón Eliminar Previsión Seleccionada. El borrado es DEFINITIVO y no se puede recuperar. Asegúrate antes de eliminarlo.
Previsión de reserva automática
Desde el menú Gestión de clientes > Cliente selecciona el cliente concreto para el que quieres hacer una previsión de reserva. Una vez que lo hayas elegido (pulsando sobre la barra gris de clientes) Pulsa sobre el botón Previsiones.
En esta pantalla, puedes crear una nueva previsión o editar/borrar las ya existentes para ese cliente. Para crear la previsión desde cero, tienes que pulsar el botón Nueva Previsión > Previsiones automáticas.
Rellena los datos en función de la información que te haya dado tu cliente y para el tipo de sorteo que quiera jugar. Pulsa Guardar.
Si lo que te piden es modificar una previsión automática, selecciona en la lista de las previsiones del cliente la que quieres modificar y pulsa Editar previsión. Realiza las modificaciones y pulsa el botón Guardar.
Para borrar la previsión, selecciona una en concreto y pulsa el botón Eliminar Previsión Seleccionada. El borrado es DEFINITIVO y no se puede recuperar. Asegúrate antes de eliminarlo.
Cómo reservar las previsiones
Para hacer efectivas como reservas las previsiones que tienes para cada cliente, entra en el menú Gestión Lotería > Consignación > Reservar Previsiones. De forma automática, el programa reconoce las previsiones de los clientes. Selecciona los clientes que realmente van a adquirir de forma efectiva los décimos y pulsa sobre Reservar. Si para algún sorteo concreto, un cliente no va a adquirir de forma puntual, debe estar desmarcado.
De esta forma, puedes reservar ágilmente.
Cómo vender en ventanilla
Si has llegado a este punto es que has creado los usuarios, has registrado tus clientes nominales y has añadido tu consignación. ¡Estás preparad@ para atender a tu público de una forma eficiente!
Pero… ¿Qué tienes que hacer para registrar tus ventas? Sigue los siguientes pasos:
1. Accede a la pantalla Ventanilla
Desde la pantalla inicial de LotoGestión pulsa ‘Ventanilla F1’ o accede desde el menú superior > Ventanilla.
2. Elige el cliente
Si se trata de un cliente anónimo, dispones del cliente Ventanilla [0] para poder registrar las ventas. Si, por el contrario, se trata de un cliente nominal que tienes registrado en tu base de datos de clientes, puedes seleccionar al cliente clicando en la parte superior:
Vender en ventanilla. ¿Cómo? Selecciona del listado con doble clic tu cliente o utiliza el buscador para encontrarlo. Si en el campo ‘Buscar’ introduces el código de cliente o parte del nombre, de forma automática Lotogestión va filtrando los resultados y mostrando las coincidencias.
Una vez seleccionado el cliente, se cargarán los datos más importantes en la franja derecha: Resumen de las reservas, Deuda de Lotería de Navidad, Deuda del resto de sorteos de lotería nacional, deuda de peñas y el importe de la deuda total.
3. Añade los productos
Dada la particularidad de venta de las administraciones, pueden venderse premios (salida de efectivo del cajón) o venderse juegos o participaciones (entrada de efectivo). Por este motivo, el monto total del pago puede tener resultado negativo.
Para ir añadiendo a la lista los premios o los décimos/juegos sólo tienes que irlos leyendo con la pistola. De forma automática, el programa va añadiendo a la venta y premiando. Si se lee una fracción de un sorteo no premiado, el programa lo indica por pantalla.
Las ventas pueden verse, desde la pantalla ventanilla, individualizadas (mensaje y pantallazo por cada venta realizada) o listado de productos añadidos a la venta pulsando el botón Ver detalle/Ver info:
4. Salda la operación
Cuando hayas añadido toda la venta, en la parte inferior de la pantalla verás reflejado el importe total a cobrar. El cliente puede saldar de 4 formas:
- Pago en efectivo. En este caso, el importe en efectivo tiene que ser igual o superior al importe a cobrar. Pulsa Saldar para finalizar la operación.
- Pago por banco (TPV o transferencia). En este caso, se registra la venta y se salda de igual modo que el pago en efectivo pero no se contabiliza en el efectivo del cuadre diario de caja.
- Abono con depósito. Para que un cliente pague con un depósito, ha debido de generar dicho depósito previamente. Para que pueda hacerse efectivo el abono con depósito, tienes que marcar la casilla Depósito, dejar el efectivo a 0 y saldar. Podrás ver que el total del depósito ha descontado o añadido el importe de la venta (en función de si se trata de un premio o una venta de lotería). Si necesitas más información de cómo crear, añadir y liquidar depósito, dirígete al apartado que tienes en el menú de éste manual.
- Dejar en deuda. Si tu cliente se va a llevar la lotería sin abonar efectivo (y tú se lo permites) puedes generar la venta en deuda. Para ello, debes saldar con el efectivo a 0. El importe saldado se sumará al total del deuda que ya tuviera ese cliente. Puedes irte al apartado de deuda para más información sobre el tratamiento de la deuda.
Si tu cliente necesita que le imprimas el tique, tienes que activar la casilla Imprimir Tique . También podrás imprimirlo posteriormente en el botón Ver Tiques.
Si necesitas añadir en el tique una nota o comentario, debes activar la casilla Nota antes de saldar la venta para poder hacer la anotación.
Si se da el caso en el que te pidan una factura de la venta, dado que las ventas por lotería nacional están exentas de IVA para el cliente final, podrás sacarle un reconocimiento de compra activando la casilla Rec.Compra. Los reconocimientos de compra sólo podrán sacarlos los clientes nominales ya que los datos del cliente que reflejaría, en caso contrario, serían los de ventanilla.
Otras opciones disponibles desde Ventanilla
“Lotería disponible”: Desde ventanilla podremos consultar la disponibilidad de todos los sorteos como podemos ver en la siguiente imagen:
“Ver Movimientos”: Desde esta ventana podrás filtrar todos los movimientos del cliente como se muestra en la siguiente imagen.
“Ver tiques”: Desde esta ventana podrás ver el tique de la operación, modificar error de saldo en una operación y eliminar operación (no se aconseja eliminar operaciones que no sean la última operación).
Modo consulta de premios
Con esta opción podrás comprobar los premios sin que se registren en el programa. Simplemente tienes que marcar la casilla como se puede ver en la siguiente imagen:
Cómo gestionar peñas
Con LotoGestión podrás gestionar los boletos de las peñas de forma efectiva y controlada. Para ello dirígete a Gestión de peñas.
Genera la peña en Multipeñas e incluye el trabajo en LotoGestión aceptando el mensaje que sale al imprimir el trabajo.
Una vez aceptado el mensaje de dar de alta el trabajo en Lotogestión, podras ver los trabajos de peñas entrando desde el manú Gestión de peñas > Peñas. De forma automática, el estado de la peña se pone en venta. Es decir, podrás vender cada boleto generado por la pantalla ventanilla leyendo el código de barras.
Cuando haya sido premiada la peña, accede desde el menú Gestión de peñas > Peñas, clica sobre la peña y pulsa el botón Modificar trabajo, Despliega el estado y cámbialo a En Premio. Añade el premio total de la peña y el premio del último boleto. Ya podrás empezar a premiar el trabajo. Pulsa Guardar. Para los casos en que no sean premiados los boletos, en lugar de ponerlo En Premio, ponlo en Caducado.
Si los boletos tienen premios, puedes empezar a premiar desde ventanilla.
Cuando vayas a cuadrar la caja, no olvides hacer el apunte correspondiente a la peña: Compensación de sellado o compensación de peñas. Puedes encontrar toda la información el el apartado Cuadrar la caja diaria.
Procesos al fin del día y cierre de liquidación
En la siguiente tabla, podrás ver el orden de procesos que debes seguir semanalmente; procesos fin de día y liquidación:
Procesos diarios
En la tabla verás los procesos que debes realizar diariamente. Cada usuario debe verificar su caja inicial y realizar la comprobación de su caja al finalizar la jornada laboral.
Proceso jueves
En la tabla verás los procesos que debes realizar cada jueves.
Desde el menú superior Gestión Lotería > Devolución, debemos realizar la devolución del sorteo del jueves.
Proceso sábado
En la tabla verás los procesos que debes realizar cada sábado. Desde el menú superior Gestión Lotería > Devolución, debes realizar la devolución del sorteo del sábado. Más adelante, en este manual, podrás ampliar esta información.
Después de realizar la devolución, tendrás que cerrar la liquidación de la semana en curso. Más adelante, en este manual, podrás ampliar esta información.
Desde el menú superior Gestión Lotería > Liquidación, podrás realizar la devolución. Hay que tener en cuenta que la incorporación de décimos pagados debe ser hasta la fecha que estés pasando pagos por el terminal del SELAE (Sábado/domingo). Más adelante, en este manual, podrás ampliar esta información.
Cuadrar la caja diaria
Cuando el día de ventas haya finalizado y se hayan registrado todos tus movimientos, tendrás que cuadrar la caja diaria. Éste paso no tiene que ver con la liquidación. Lo que vamos a hacer es cuantificar el dinero efectivo y que nos coincida con los movimientos registrados. Si todo va bien ¡Lo has bordado! Tu gestión es perfecta.
Desde el menú – Gestión Admon. > Caja diaria puedes acceder a la pantalla de Caja diaria para hacer el cuadre.
Llegado a este paso, tienes que plantearte si la caja la haces de forma global a la administración o de forma individual por usuario.
Si cuadras la caja de forma global, y lo quieres hacer con un usuario distinto a super, existe un permiso especial para este usuario. En éste caso, todos los usuarios deben tener éste permiso. En caso contrario, super se encargará de cuadrar la caja global.
Para los casos en que hagas caja por usuarios, en la práctica, el cambio (del cajón de efectivo) no puede ser compartido entre usuarios que trabajan en distintos puestos en un mismo periodo de tiempo ni pueden compartir terminal del LAE.
¿Qué datos ofrece la pantalla?
Concepto (1)
Muestra el tipo de producto de venta que se ha hecho. Existen cuatro conceptos:
- Lotería Nacional
- Lotería por terminal
- Juegos activos
- Peñas de juegos activos
Venta (2)
Corresponde con el valor, en euros, de la suma de todas las ventas de cada producto que se ha vendido. No tiene porqué coincidir con el importe que abona en ese momento ya que el cliente puede dejar deuda, compensar con un depósito o saldar con un premio.
Entrada (3)
Corresponde con el valor, en euros, de lo realmente se ha abonado y que genera una entrada de efectivo por ese producto en la caja.
Salida (4)
Corresponde con el valor de premios abonados a clientes.
Abono deuda (5)
Corresponde con la suma de los importes de cada cliente que han saldado deuda pendiente. Un cliente no tiene porqué haber abonado el 100% de la deuda que tenga pendiente.
Saldo (6)
Corresponde con el valor de euros de efectivo tangible movido. Si es positivo se debe a que ha habido más entrada de dinero físico efectivo. Si es negativo, se corresponde con la suma de efectivo de entrada menos los premiados.
Total de caja (7)
Coincide con el cómputo de movimientos de caja que ha habido y el importe en efectivo que hay o debe haber en caja al final del día según los movimientos que se han registrado.
¿Qué hago después?
Una vez verificados los datos que se importan a la caja diaria (usuario por usuario ó por todos los usuarios) debes registrar todo aquello que haya generado movimiento económico y no esté reflejado. Para ello, tienes que introducir las ventas de los juegos activos desde el terminal LAE y finalizar la caja diaria.
Insertar datos en el terminal de LAE (8)
Añade los juegos activos con el botón de insertar datos del terminal LAE. Así, los datos de las ventas por terminal de todos los juegos activos que no se han registrado manualmente por cada operación en la ventanilla se registrarán manualmente y de forma totalizada.
Para registrarlos, debes sacar los datos de tu terminal entrando en Otras funciones > Informes > Informes de Juego > Lotería Nacional Sábado (o Jueves) > Ventas/Pagos > Diario y copiarlos en la ventana que salta al clicar el botón de Insertar datos terminal LAE.
Para poder registrar las deudas de las ventas de juegos activos por terminal de tus clientes nominales, debes ir a Ventanilla > Manual JA e insertar los importes.
Caja diaria
Genera la deuda en LotoGestión SIEMPRE que se efectúe la venta ya que sino no queda registrada de ninguna forma. In situ. Cuando se introduzcan los datos de las ventas por terminal, salda el total el importe como deuda.
Compensación sellado de peñas (sólo Juegos Activos)
Pulsa en el botón Compensación Sellado de peñas si has hecho una o varias peñas. Debes introducir el valor, en euros, del total de la/s peña/s que hayas sellado en el día.
Compensación premio de peñas (sólo Juegos Activos)
Pulsa en el botón Compensación premio de peñas si tienes una peña premiada. Debes introducir el valor, en euros, del total de la/s peña/s que hayas tenido premiadas en el día.
Cuadrar caja (9)
Cuenta todo el dinero del cajón (o cajones si la haces en común para todos los usuarios), verifica que coincide con el total de caja. De ser así pulsa el botón ‘cuadrar caja’ que graba y cierra la caja del día. Después, debes clicar validar y cerrar.
El cuadre de caja diaria se puede consultar posteriormente y hacer varias veces.
Nota: Si has aportado un dinero extra o has tenido la necesidad de retirar, debes registrar el movimiento de caja para que no te descuadre la caja.
Devolución de Lotería al SELAE
¿No has venido toda tu consignación de un número? Registra su devolución al SELAE
Para los casos en que tengas excedente de lotería y no hayas podido vender todos los números consignados para ese sorteo, puedes registrar la devolución de la lotería. Registrar la devolución de dicha lotería en LotoGestión NO implica la devolución automática al SELAE. Por el momento, SELAE no ha habilitado la opción para transmitir devoluciones. En cuanto nos notifiquen la posibilidad, activaremos la opción en una actualización y te notificaremos.
Por tanto, la devolución de lotería en LotoGestión se trata de un registro a nivel de gestión. La devolución se puede hacer detallada o no detallada.
- Devolución detallada: Para poder realizar una devolución detallada, hay que registrar todas las fracciones invendidas. Puedes hacerlo del siguiente modo:
- Elige, en el desplegable, el sorteo al que corresponde la devolución.
- Pulsa sobre el botón «Nueva Devolución Detallada».
- Inserta los datos de la devolución pasando cada décimo o introduciendo los datos manualmente. Si prefieres que el programa añada, automáticamente, los invendidos: Pulsa sobre el botón «Agregar Invendidos».
- Pulsa sobre «Activar devolución»
- Pusa sobre el botón «Comprobar existencias» para verificar que se ha registrado correctamente la devolución. Los disponibles deben constar a 0.
- Devolución no detallada: Del mismo modo que registras la devolución detallada de la lotería, puedes hacerlo de forma no detallada. Para ello:
- Elige, en el desplegable, el sorteo al que corresponde la devolución.
- Pulsa sobre el botón «Nueva devolución No Detallada»
- Inserta los datos de la devolución registrando el total de los billetes completos y los billetes incompletos. Automáticamente, el total de anulados se mostrará por pantalla así como el importe, en euros, de la devolución.
- Pulsa sobre «Activar devolución»
- Pusa sobre el botón «Comprobar existencias» para verificar que se ha registrado correctamente la devolución. Los disponibles deben constar a 0.
Liquidación semanal
Ahora en LotoGestión, no hay liquidación activa. Las liquidaciones se gestionan por semanas completas de Lunes a Domingo. Puedes incorporar los pagos a la semana que proceda.
Para hacer la liquidación, puedes entrar desde el menú Gestión Administración > Liquidación o desde el menú de acceso inicial Liquidación- F4. Para incorporar pagos correctamente, debes revisar la semana de la liquidación en la que estás y vas a añadir los datos. Puedes modificar la semana en la parte superior derecha. Añade la información correspondiente a la semana o revisa los datos:
- Pulsa en el botón “Incorporar Pagos”. Por defecto, te mostrará los pagos correspondientes a la semana seleccionada. Si deseas añadir algún pago de otra semana, tienes un buscador para incorporar pagos previos no incorporados previamente. Pulsa Incorporar pagos.
- Si necesitas modificar algún dato, puedes hacerlo pulsando el botón “Modificar Datos” para que se activen las casillas y poder modificar datos. Pulsa Guardar datos modificados.
- Pulsa el botón “Modificar Décimos LN Declarados”, para incorporar los décimos de Lotería Nacional declarados.
- Para finalizar la liquidación tendrás que pulsar en “Validar Liquidación”. Puedes ver un resumen de los sorteos en “Ver Resumen Sorteos” si necesitas consultar la información de las liquidaciones cerradas previamente o imprimir la liquidación de la semana visualizada.
Trasmisión al SELAE
Configurar transmisión al SELAE
Para poder transmitir al SELAE, es necesario que solicites el alta para la utilización de los programas de gestión de terceros en el punto de venta. El trámite comienza con la solicitud por correo electrónico a control.premios.JA@selae.es y programacion@asg.es con el formulario debidamente cumplimentado.
Una vez obtenida la respuesta por parte del SELAE, y con tus credenciales de eSTILA, tienes que configurar la transmisión en LotoGestión > Configuración > Datos configuración > General > Transmisión LAE:
Transmisión a SELAE
Podrás acceder al contenido de la transmisión si la validación de las credenciales que has introducido en la pantalla de activación son correctas y la conexión se ha establecido correctamente.
Se podrán transmitir todas las ventas o filtrar los ya transmitidos de:
- El cliente ventanilla
- Las preventas de los clientes de LotoGestión
- los cobros de las preventas de los clientes
- Los pagos de premios
Ninguna información de tus clientes será compartida con el SELAE en ninguno de los casos. Se transmite únicamente la información de la lotería así como lo harías desde el propio terminal del SELAE.
Transmitir de forma automática
Con LotoGestión podrás transmitir automáticamente todas las ventas del cliente ventanilla, las preventas de los clientes y los pagos de premios.
Únicamente tienes que acceder a la opción de Transmisión desde la pantalla principal o entrando desde el menú Gestión Lotería > Transmisión SELAE.
La primera pantalla a la que accederás te dirige al asistente de transmisión. Es importante que conozcas que con esta opción, no es necesario que revises los datos ni tengas que irte desplazando pantalla por pantalla. Se transmitirá toda la información de las ventas de cliente ventanilla, las preventas de los clientes nominales y los pagos de los premios.
Una vez finalizado el proceso de transmisión, se mostrará un resumen con la totalización de los importes de cada transmisión (Ventas ventanilla, Preventas clientes y Pagos premios)
Si lo deseas, puedes transmitir sólo una o varias de las opciones. El resto, podrás transmitirlo de forma manual eligiendo, en cada caso, la información que quieres transmitir.
Transmitir de forma manual
Si al acceder a la transmisión del SELAE desde la opción de Transmisión desde la pantalla principal o entrando desde el menú Gestión Lotería > Transmisión SELAE anulas la transmisión automática en el botón Cancelar, tendrás la opción de transmitir la información manualmente.
Esta pantalla contiene toda la información a transmitir:
- Ventas Ventanilla. En ésta pestaña, se cargará toda la información de las ventas que se han realizado con el cliente ventanilla. En este caso, todo lo que se transmite, se hace como venta (se abonará en la liquidación de la semana actual).
- Preventas Clientes. Consideramos preventas todas aquellas “ventas” de tus clientes nominales, ya sean en deuda o saldadas. Por tanto, en la práctica, se van a mostrar en esta pantalla todas las ventas que no correspondan al cliente ventanilla.
- Comunicación de cobros PVTA Clientes. En el listado mostramos el importe a comunicar al SELAE de las ventas cobradas (total o parcialmente). Puedes modificar el importe a transmitir haciendo doble clic sobre el mismo.
- Pago premios. Se mostrarán todos los pagos de aquellos boletos que han premiado las administraciones.
- Transmitir. Cuando hayas verificado los datos, clica sobre este botón.
Cómo transmitir dentro de cada pestaña
Una vez dentro de cada pestaña, para acceder a la información, ha de clicarse el botón ‘Buscar’. De esta forma, la pantalla descargará todos los «posibles datos a transmitir».
Para agilizar el trabajo, puedes activar la casilla ‘marcar todo al buscar’ antes de dar al botón de búsqueda. Con esta opción, quedarían marcados todas las ventas después de dar al botón de Buscar.
Si no deseas transmitir alguna venta puntual, puedes desactivarla y NO transmitirla, pulsando sobre el botón ‘Marcado’ y dejarlo en OFF.
Posteriormente tienes que transmitir la información con el botón ‘Transmitir Ventas’, ‘Transmitir Preventas’, ‘Comunicar COBROS’ o ‘Consultar Premios’ en función de la pantalla.
En la parte inferior de la pantalla puedes ver la totalización de ventas que se pueden transmitir, en €, las ventas que se van a transmitir y el total de € de las ventas que se van a transmitir.
Puedes, también, cancelar ventas, preventas y cobros.
Una vez pulsado el botón ‘Transmitir Ventas’, ‘Transmitir Preventas’, ‘Comunicar COBROS’ o ‘Consultar Premios’, por seguridad, el sistema mostrará en un par de ocasiones un mensaje solicitando la confirmación de la información a transmitir.
Una vez hayas confirmado los datos, la transmisión se producirá:
Pasado unos minutos (en función del volumen de información a transmitir) te saltará un mensaje con el resumen del proceso. Si se da el caso que no se haya podido transmitir alguna fracción, la pantalla mostrará el resumen en la ventana emergente y en los resultados de la transmisión:
Otras opciones de LotoGestión
Crear, añadir y devolver depósito
LotoGestión ofrece la posibilidad de crear depósitos. Como es de esperar, solamente es aplicable para todos aquellos clientes nominales. Los depósitos suelen aplicarse en casos puntuales en que el cliente tiene previsto adquirir productos sin pasar por la administración dejándolo en custodia pero no desea hacerlo en «deuda».
¿Cómo crear un depósito?
Para poder crear un depósito, desde la pantalla de ventanilla, selecciona un cliente, clica en la rueda dentada que hay a la izquierda de depósito y pulsa crear depósito: crear añadir y devolver depósito.
Introduce el total en € y elige, en el desplegable, el método de pago. Pulsa sobre el botón Aceptar y el depósito quedará registrado para el cliente. A parir de este momento, el cliente con depósito puede cobrarse con el saldo depositado o con efectivo.
¿Cómo añadir importe a un depósito?
Si deseas añadir un importe nuevo al depósito ya existente de un cliente, puedes hacerlo de dos formas diferentes:
- Selecciona, desde la pantalla de ventanilla, el cliente al que quieres añadir saldo. Pulsa sobre la rueda dentada y crea un nuevo depósito. El importe del nuevo depósito se sumará al importe restante del depósito anterior.
- Selecciona, desde ventanilla, el cliente al que quieres añadir saldo. Añade en el campo Efectivo el importe a añadir al depósito. Selecciona el tipo de pago, verifica que la casilla depósito no está activa y Salda la operación con Saldar. El importe añadido al depósito se sumará al importe restante del depósito anterior.
¿Como devolver un depósito?
Si habéis decidido la devolución del depósito al cliente, podrás anularlo dejando el valor total del depósito del cliente a 0.
Para ello, accede, desde la pantalla ventanilla, al cliente al que quieres hacer la devolución del mismo. Pulsa sobre la rueda dentada y marca la opción devolución depósito. Podrás hacer la devolución total o parcial del importe del depósito. En una siguiente pantalla, introduce el valor en € del importe a retirar. Verifica el método de retirada y pulsa sobre el botón Aceptar.
El importe devuelto al cliente se restará del valor total del depósito de ese cliente.
Gestionar deuda de clientes
Controlar las deudas: Límite de deuda
Cuando das de alta un cliente, desde la ficha de cliente, puedes establecerte un límite de deuda. Esto significa que si un mismo cliente llega al límite que te has marcado como tope, al generar la venta, el programa sacará un mensaje por pantalla como advertencia de exceso de deuda. Es una alerta que puede venirte muy bien para controlar y saldar las deudas total o parcialmente.
Si se trata de un cliente que tienes creado en el programa y quieres establecerle o modificarle el límite de deuda, solo tienes que acceder desde el menú Gestión de clientes > Clientes y buscar tu cliente. Una vez encontrado en la lista, pulsa el botón Editar cliente y añade o modifica el límite de deuda.
Si se supera el límite establecido, podrás ver una alerta en la esquina inferior derecha del programa con la advertencia de exceso de límite superado.
Vender en deuda
Para vender en deuda debes saldar con el efectivo a 0. De forma automática, el importe a cobrar se pondrá en negativo y el importe saldado se sumará al total de deuda que ya tuviera ese cliente: Gestionar deuda de clientes.
Desde ASG te recomendamos que en todos los casos en que hagas una venta en deuda, generes e imprimas un documento de reconocimiento de deuda. Puedes sacar una copia después de hacer la venta en deuda pulsando en Reconocimiento de deuda. Si ya has salido de la venta, accede desde la ventana ventanilla, busca el cliente y pulsa sobre el botón Reconocimiento de deuda.
Este documento refleja los datos a los que corresponde la deuda, los datos de la administración y los datos del cliente. En él se refleja el compromiso de devolución o abono de la lotería que se entregó en deuda.
Saldar deuda de un cliente (total o parcial)
Para saldar una deuda previa existente en un cliente, entra en la pantalla ventanilla, selecciona el cliente. En la barra lateral derecha, verás la deuda total. Si la barra lateral es verde, el cliente no ha excedido el límite de deuda. Si está en rojo, por el contrario, lo habrá superado.
Gestionar deuda de clientesPulsa la casilla de la deudda total y añade el valor en efectivo que te entrega el cliente para saldar la deuda. Si el importe es igual a la cantidad deudada, el cambio marcará a 0. Si es superior te indicará el importe del cambio y si es inferior, el importe del cambio seguirá siendo negativo y corresponderá con el valor de deuda final que quedará después de saldar la deuda parcial. Pulsa el botón Saldar.
Resumen de ventas
¿Necesitas conocer los detalles de los movimientos de tu consignación? Sigue leyendo.
En muchas ocasiones, obtener un resumen de ventas de tu consignación, y analizarlo, es la mejor forma de dar un impulso a los futuros sorteos y, por consiguiente, tus ingresos. Desde Gestión Clientes > Venta de Lotería, puedes acceder a la ventana que te ofrece toda esta información. Puedes encontrar la información ordenada por Sorteo o por Cliente. Pulsa sobre el botón que más se ajuste a tus necesidades.
Puedes obtener un resumen de ventas aportando los siguientes rangos de datos:
- Rango de fechas de la venta (fecha desde y fecha hasta).
- Sorteos (Sorteo desde, sorteo hasta o todos los sorteos).
- Puedes decidir si ver las ventas de lotería preimpresa (décimos) y/o lotería por terminal (Resguardos).
- El tipo de pago (abono metálico, por banco, depósito o todos).
- Puedes filtrar por clientes con deuda y/o agrupar los abonos por clientes.
- El usuario que lo vendió y el cliente-grupo al que pertenece.
En la búsqueda por cliente, para poder visualizar el detalle de los décimos que corresponden a la venta de un cliente, puedes hacer doble clic sobre el nombre del cliente. La pantalla que se abre muestra el detalle de las fracciones adquiridas.
La pantalla Ventas de loterías es muy habitual para los sorteos importantes como la Lotería de Navidad o El niño.
Mandar correos (mailing)
Una de las particularidades de LotoGestión es la opción de mandar correos electrónicos a tus clientes o a grupos de clientes. Pero, ¿cómo? Sigue los siguientes pasos:
1. Entra desde el menú > Gestión clientes > Mailings. La primera vez que accedas, verás la siguiente pantalla para configurar tu cuenta de correo: Mandar correos.
Configura tu cuenta de correo electrónico desde la que quieres que sean enviádos los emails. Este correo aparecerá como dirección remitente. Te detallamos los datos de configuración de los principales dominios de correo:
Correo Yahoo
- Nombre de servidor saliente: smtp.mail.yahoo.com
- Puerto Servidor Saliente: 587
- Conexión segura SSL: Si
- Tipo de cifrada: TSL
Activa la opción de permitir aplicaciones que utilicen un inicio de sesión menos seguro del siguiente modo:
- Inicia sesión en Yahoo Mail, en la web.
- Ve a la opción Información de la cuenta y después a la sección «Seguridad de la cuenta».
- Activa la opción para permitir aplicaciones con métodos de ingreso menos seguros.
- Algunas aplicaciones y dispositivos ajenos a Yahoo utilizan una tecnología de inicio de sesión menos segura, que podría dejar tu cuenta expuesta a riesgos.
Correo Gmail
- Nombre de servidor saliente:smtp.gmail.com
- Puerto Servidor Saliente: 587
- Conexión segura SSL: Si
- Tipo de cifrada: TLS
Cambia la configuración para permitir que las aplicaciones menos seguras accedan a tu cuenta. Esta opción no es recomendable porque podría facilitar el acceso a tu cuenta a otra persona. Si quieres permitirlo de todas formas, sigue estos pasos:
- En «Mi cuenta», ve a la sección Aplicaciones menos seguras.
- Junto a «Acceso de aplicaciones menos seguras», selecciona Activar. Si eres usuario de G Suite, ten en cuenta que esta opción puede estar oculta si tu administrador ha bloqueado el acceso de las aplicaciones menos seguras a la cuenta.
Correo Hotmail
- Nombre de servidor saliente: smtp.live.com
- Puerto Servidor Saliente: 25
- Conexión segura SSL: Si
- Tipo de cifrada: TLS
- Usuario: usuario@hotmail.com
2. Una vez configurado, podrás hacer un nuevo envío de correo o revisar los correos ya enviados. Para enviar nuevos correos, añade destinatarios manualmente o selecciona uno de tus clientes (tienes que tener su email registrado en la ficha de cliente)
3. Añade un asunto
4. Añade el texto del cuerpo del email.
5. Adjunta, si lo necesitas, un documento
6. Pulsa el botón enviar.
Si necesitas consultar los emails enviados, puedes hacerlo desde la misma pantalla entrando en Correos enviados.
Imprimir nombre en los décimos
Para ofrecer un trato más cercano al cliente, es posible la personalización de los décimos con su nombre. Es posible para todos aquellos clientes registrados con datos en LotoGestión, con reservas y que tienen marcada la opcion de «Imprimir nombre en los décimos» en su ficha de cliente. La opción en la ficha del cliente es la que se muestra en la imagen:
Si la casilla aparece en verde: «ON», desde Gestión de clientes > Imprimir nombre décimos podremos imprimirlo. El programa permite imprimir el nombre por delante o por la parte trasera del décimo. Los trabajos de impresión se lanzan por sorteo, por lo que es importante verificar que los billetes que se van a imprimir corresponden con el sorteo para que los Imprimir nombre décimosdatos que el programa carga estén correctos.
Es posible imprimir TODOS los datos o parte de la información. Sólo se imprimirán aquellos nombres que tengan marcado el check en verde:
Para poder imprimirse correctamente, es imprescindible introducir en la impresora el billete completo. El programa indica a la impresora en qué billete exacto tiene que imprimir el nombre. NO SE PUEDEN IMPRIMIR BILLETES SIN UNA O VARIAS FRACIONES.
La impresión de los nombres en los billetes tendrás que hacerla en dos bloques. Por un lado los nombres de los clientes con reservas fijas y por otro los clientes con reservas automáticas.
Si prefieres sacar un listado con los números y fracciones para revisarlo previamente, podrás hacerlo cliecando en el botón «Imprimir listado». De igual modo, los listados salen en dos bloques: por reservas fijas y por reservas automáticas.
Nota: Recuerda que las reservas fijas son aquellas en que el cliente indica número serie y fracción exacta. Las reservas automáticas son las reservas por número en la que se asigna el décimo en función de la disponibilidad de tu consignación.
Copia de respaldo
Por seguridad, te recomendamos hacer copias periódicas de tu base de datos. ¿Cómo? Es muy sencillo. Sigue los siguientes pasos:
- Abre LotoGestion
- Haz clic sobre el botón Copia Seguridad
- Selecciona la carpeta donde quieres guardar la copia.
- ¡Hecho! La copia queda almacenada en la ruta indicada. El formato del nombre que se asigna es año_mes_dia_hora_minuto_segundo.sql
Este fichero no puedes abrirlo directamente. Si detectas algún problema en tu sistema y necesitas recuperar los datos de esta copia, lláma a nuestro soporte técnico o contáctanos aquí.
¿Cómo automatizar la copia para que se haga sola?
Crea una copia de respaldo automática siguiendo los siguientes pasos:
- Entra en Panel de control y en la esquina superior derecha escribe: Programar tareas. Al clicar sobre el link del resultado, se abrirá la pantalla del programador de tareas. Pulsa sobre la imagen de la derecha para ver cómo hacerlo.
- Pulsa en Crear tarea de la barra lateral derecha.
- En la ventana que se abre verás varias pestañas. Sobre la pestaña General > Nombre, escribe COPIA AUTOMATICA LOTOGESTION
- En la pestaña Desencadenadores haz clic en el botón Nuevo… y de la nueva ventana marca la opción Semanalmente, marca la casilla de viernes y en la hora ponle 15:00:00 y pulsa el botón aceptar.
- En la pestaña Acciones Clica el botón Nueva… y posteriormente en el botón Examinar. Dirígete a C:\ASG\LotoGestion , selecciona el fichero: BackUpLotoGestion.exe y pulsa Abrir Y Aceptar
- Cierra la ventana en aceptar
Siguiendo estos pasos, tendrás una copia de respaldo generada de forma semanal los viernes a las tres de la tarde. Si prefieres modificar los parámetros, puedes cambiar las opciones por otras alternativas, pero es importante que el ejecutable de la pestaña acciones sea exactamente el que te marcamos en los pasos anteriores. Si tienes cualquier duda, ¡no dudes en llamarnos!
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